Создание процесса

Откройте «Процессы» в верхней навигации и нажмите «Новый процесс». Создавать процессы могут администраторы и участники организации; заявителям эта возможность недоступна.

Редактор состоит из трех шагов: «Детали и поля», «Цепочка согласования» и «Публикация и доступ». Перейти дальше можно только после завершения текущего шага, поэтому незаконченный процесс нельзя случайно опубликовать.

Начните с того, как процесс представлен:

• Название — то, что видят заявители и согласующие, например «Возмещение расходов».
• Адрес — последняя часть ссылки на форму заявки. Оставьте включенной настройку «Авто», чтобы он обновлялся вместе с названием. Адрес должен быть уникальным в организации.
• Описание — необязательно; показывается над формой и объясняет, для чего заявка.

Затем добавьте поля. Доступно шестнадцать типов: текст, многострочный текст, число, сумма, выбор пользователя, электронная почта, сайт, телефон, флажки, список, переключатели, дата, диапазон дат, время, файл и вычисляемое поле.

У каждого поля есть заголовок, адрес, необязательное описание и переключатель «Обязательное». Дальше у каждого типа свои настройки: целое или дробное значение и допустимый диапазон у чисел, набор вариантов у списков и переключателей, размер, количество и допустимые форматы загружаемых файлов (не более 20 МБ на файл). Предпросмотр рядом с редактором показывает форму такой, какой ее увидит заявитель.

Шаг требует хотя бы одно корректное поле, прежде чем пустит дальше.

Заявки проходят этапы в том порядке, в котором вы их расставили.

1. Добавьте этап и назовите его по функции, а не по имени согласующего — «Руководитель», «Финансы», «Юристы».
2. Добавьте в этап группу согласующих и выберите «Достаточно одного» или «Нужны решения всех».
3. Найдите согласующих и добавьте их в группу — до десяти на группу.

«Разрешить отклонение» определяет, может ли этап вообще отклонить заявку, а «Текст кнопки согласования» и «Текст кнопки отклонения» — это слова на кнопках, которые видит согласующий: «Подписать» и «Вернуть» работают не хуже стандартных.

«Кто может создавать заявки» определяет, кому открыта форма:

• Все пользователи — каждый в организации.
• Только выбранные пользователи — заявку смогут создать лишь указанные вами пользователи.
• Любой по ссылке — форма доступна без приглашения; внешние пользователи подтверждают адрес электронной почты и становятся заявителями.

Список «Доступ» настраивается отдельно: указанным в нем пользователям можно разрешить редактировать процесс или просматривать все созданные по нему заявки. Администраторы и создатель процесса всегда имеют оба разрешения.

«Сохранить» оставляет процесс неопубликованным — черновиком, в который никто не может отправить заявку. «Сохранить и опубликовать» открывает его для заявок.

После публикации процесс получает собственный адрес — your-org.approvehub.ru/expense-reimbursement/. Его можно скопировать в списке процессов и отправить в рабочий канал, добавить на страницу вики или в подпись письма.