Отправка заявки
Заявка — это одна заполненная форма на пути через цепочку согласования. Открыть форму может любой, у кого есть ссылка; вход нужен, только когда этого требует процесс.
Откройте форму заявки
У каждого опубликованного процесса есть собственный адрес вида your-org.approvehub.ru/expense-reimbursement/. Коллеги обычно держат его в канале или закладке; администраторы всегда могут снова скопировать его из списка процессов.
Кто может отправлять заявки, зависит от настроек публикации процесса: все участники организации, только выбранные пользователи или любой пользователь со ссылкой.
Заполните ее
Поля, отмеченные как обязательные, нужно заполнить, и каждое проверяется по ходу — ошибки всплывают рядом с полем, а не после нажатия кнопки.
Файловые поля принимают до 20 МБ на файл; процесс может сузить лимит и ограничить число файлов и форматы. Согласующие открывают каждое вложение со страницы заявки.
Отправка без аккаунта
Когда процесс опубликован как «Любой по ссылке», внешние пользователи — например подрядчики, кандидаты или поставщики — могут отправить заявку без приглашения. Для этого нужно подтвердить адрес электронной почты:
- Укажите имя, фамилию и адрес электронной почты, затем нажмите «Отправить код».
- Введите шестизначный код из письма и нажмите «Подтвердить и продолжить».
- Заполните форму и нажмите «Отправить заявку».
После подтверждения создается упрощенный аккаунт заявителя. С ним можно вернуться позже и проверить состояние заявки.
После отправки
Страница подтверждения предлагает «Посмотреть заявку», где видны статус и вся цепочка согласования, и «Новая заявка», если нужно отправить еще одну.
В тот же момент согласующие первого этапа получают уведомление по почте. Никому не нужно сообщать, что заявка существует.